Quand un client réserve un rendez-vous dans un salon de beauté, un nail bar ou un institut d’esthétique, il arrive fréquemment qu’une somme soit exigée au moment de la réservation : acompte, arrhes, ou autorisation bancaire. Ces trois mécanismes n’ont pas le même régime juridique, et les confondre peut avoir des conséquences importantes en cas de litige.
Ce guide clarifie les distinctions, explique ce que la loi impose et ce qu’elle autorise, pour que vous puissiez protéger votre salon de façon conforme et transparente.
Les arrhes : le régime par défaut quand rien n’est précisé
En droit français, lorsqu’un professionnel encaisse une somme avant l’exécution d’une prestation sans préciser sa nature, cette somme est présumée être des arrhes. Ce régime est défini à l’article L214-1 du Code de la consommation et à l’article 1590 du Code civil.
Les arrhes permettent à chacune des parties de se rétracter. Selon service-public.fr sur les arrhes et acomptes :
- Si c’est le client qui se dédit, il perd les arrhes versées. Il n’a aucune autre obligation.
- Si c’est le professionnel qui annule, il doit rembourser le double des arrhes reçues.
Ce mécanisme est souple mais potentiellement coûteux pour le professionnel en cas d’annulation de sa part. Il est aussi souple pour le client, qui peut se dédire sans autre conséquence que la perte de la somme versée.
Le régime des arrhes s’applique par défaut. Pour en sortir et basculer sur un acompte, il faut le préciser explicitement par écrit.
L’acompte : un engagement ferme des deux parties
L’acompte est qualitativement différent. Il s’agit d’un paiement partiel anticipé qui engage fermement les deux parties à exécuter le contrat dans son intégralité.
En cas de no-show du client :
- Le professionnel peut retenir l’intégralité de l’acompte.
- Il peut également réclamer le paiement du solde de la prestation (montant total moins l’acompte déjà versé) si les conditions prévoient une facturation du service non réalisé.
En cas d’annulation par le professionnel :
- Il doit restituer l’acompte.
- Il peut être tenu de réparer le préjudice causé au client (par exemple, les frais engagés en prévision du rendez-vous).
Pour qu’un versement soit qualifié d’acompte et non d’arrhes, cette qualification doit figurer explicitement dans les conditions communiquées avant la réservation. Une simple mention dans les CGV ou dans l’e-mail de confirmation suffit, mais elle doit être claire.
L’empreinte bancaire : une autorisation, pas un paiement
L’empreinte bancaire (ou pré-autorisation) est un mécanisme distinct des deux précédents : elle n’est pas un paiement, ni un encaissement. C’est une autorisation accordée par le client au moment de la réservation, permettant au professionnel de capturer un montant déterminé en cas de no-show.
Caractéristiques principales :
- L’empreinte est créée au moment de la réservation mais n’est pas débitée immédiatement.
- Elle n’est capturée (débitée) que si le no-show est constaté, selon les conditions définies et communiquées par écrit.
- Si le rendez-vous est honoré ou annulé dans le délai prévu, l’empreinte est libérée automatiquement, généralement dans un délai de 7 jours selon les réseaux bancaires, sans aucun frais.
Ce mécanisme est souvent mieux vécu par les clients que l’acompte, car il ne génère pas de sortie d’argent immédiate. Il est légal et proportionné dès lors que :
- Le montant de la pré-autorisation est raisonnable (généralement entre 20 et 50 % de la valeur de la prestation).
- Les conditions sont communiquées clairement par écrit avant la confirmation.
- Le client a donné son consentement explicite.
Pour les salons qui souhaitent se protéger sans décourager les nouveaux clients, l’empreinte bancaire est un outil particulièrement adapté. En savoir plus sur la réservation en ligne anti no-show avec Bookarmo.
Ce que la loi exige : des conditions écrites avant la confirmation
Qu’il s’agisse d’arrhes, d’acompte ou d’empreinte bancaire, la condition fondamentale est la même : les conditions doivent être portées à la connaissance du client avant qu’il confirme sa réservation.
Cette exigence découle du droit général des contrats et de la protection du consommateur. Un professionnel ne peut pas opposer des conditions à un client qui n’en a pas eu connaissance au moment de son engagement.
Les supports valables sont variés :
- La page de réservation en ligne (avant le bouton « Confirmer »).
- L’e-mail de confirmation récapitulant les conditions d’annulation et de no-show.
- La politique d’annulation affichée en salon, si la réservation est prise en présentiel.
Dans tous les cas, conserver une preuve de cette communication est recommandé. Un système de réservation en ligne enregistre automatiquement l’acceptation des conditions par le client.
Ce qui est proportionné selon la prestation
La loi ne fixe pas de montant maximum pour l’acompte ou l’empreinte bancaire. Mais la notion de proportionnalité est un principe général du droit : une condition disproportionnée par rapport à l’enjeu peut être contestée ou jugée abusive.
En pratique, pour les salons de beauté :
- Un acompte de 20 à 30 % est courant et généralement accepté pour des prestations standard.
- Un acompte de 30 à 50 % est justifié pour des prestations longues (extensions de cils, coiffure événementielle, soins corporels avancés).
- Une empreinte bancaire équivalente à 20 à 50 % de la valeur de la prestation est proportionnée.
Une retenue égale à 100 % du prix pour un rendez-vous non honoré peut être contestée si elle n’est pas justifiée par des circonstances particulières (préparation spécifique, matériaux commandés, créneau bloqué pour une durée exceptionnellement longue).
La question de la caisse et de NF525
Une question revient souvent : la prise de rendez-vous en ligne avec acompte constitue-t-elle un logiciel de caisse soumis à l’obligation de certification NF525 ?
La réponse est non. La réglementation NF525 (loi de finances 2016, obligatoire depuis 2018) concerne les logiciels d’encaissement utilisés pour les transactions en comptoir : vente de produits ou règlement d’une prestation sur place. La réservation en ligne, avec ou sans acompte ou empreinte, ne constitue pas un encaissement comptoir et reste en dehors du champ de cette obligation.
Bookarmo n’est pas un logiciel de caisse. Il gère uniquement la prise de rendez-vous et la sécurisation en ligne. Aucune fonctionnalité d’encaissement comptoir n’est incluse.
Pour explorer les outils complets de gestion des no-shows dans votre salon, consultez notre guide : Réduire les no-shows dans votre salon : 7 leviers qui marchent
Et pour comprendre ce que vous avez le droit de mémoriser sur vos clients : Peut-on “ficher” un client no-show ? Ce que disent le RGPD et la CNIL